Verträge spielen im Geschäftsleben eine wichtige Rolle: Eine hoher Anteil von Geschäftsdokumenten haben de facto Vertragscharakter – dazu kommen alle Lieferverträge, Mietverträge, Serviceverträge und ähnliches, die ein Unternehmen für seine Geschäftstätigkeit abschließt. Für jeden einzelnen Vertrag gibt es Fristen, Kündigungs- und Nachverhandlungstermine, bei Lieferverträgen auch oft Rabattstaffeln und besondere Bedingungen. Nachdem Verträge nicht selten von Mitarbeitern geschlossen werden, fällt es für die Geschäftsleitung oft schwer, über die gesamte Zahl der geschlossenen Verträge hinweg alle Bedingungen tatsächlich im Auge zu behalten. MS Sharepoint bietet dabei eine Lösung zur effizienten Vertragsverwaltung für Unternehmen, die hilft, die Übersicht zu bewahren.
MS Sharepoint als Basis
MS Sharepoint ist eine von Microsoft entwickelte serverbasierte Software, die als Webanwendung, Kollaborationsplattform und als zentrales, serverbasiertes Dokumentenmanagement eingesetzt werden kann. Für das Vertragsmanagement können entweder direkt in Sharepoint online eigene Anwendungen selbst geschrieben werden, oder aber – was wesentlich einfacher ist – Drittanbieter-Plug-Ins zur Vertragsverwaltung unter Sharepoint eingesetzt werden. Alternativ können auch in den meisten Fällen besondere Sharepoint-Vorlagen verwendet werden. Plug-Ins von Drittanbietern weisen zum Teil beträchtliche Unterschiede im Aufbau sowie in ihrem Funktionsumfang auf, die Basisfunktionen sind in der Regel aber bei allen dieser Produkte annähernd gleich.
Basisfunktionen für das Vertragsmanagement in Unternehmen
Einige grundlegende Funktionen finden sich bei allen Drittanbieter-Lösungen zur Vertragsverwaltung, die auf MS Sharepoint beruhen: Verträge können erfasst und alle vertragsrelevanten Details übersichtlich geordnet aufbereitet werden. Fristen und Termine werden überwacht, Wiedervorlagen können erstellt und Nachverhandlungstermine automatisch angezeigt werden. Fast alle Drittanbieter-Lösungen unterstützen auch ein integriertes Kontaktmanagement, die zentrale Steuerung und Administration von Genehmigungs- und Verarbeitungsprozessen und ein entsprechendes Rechtemanagement für unterschiedliche Benutzer sowie die Erstellung von Vertragsakten und die versionssichere Vertragsarchivierung. Die Volltextsuche innerhalb der erfassten Verträge wird ebenfalls von fast allen Plug-Ins unterstützt.
Hoch komplexe Aufgabe, gute Lösungen
Vertragsmanagement ist eine hoch komplexe Aufgabe für Unternehmen, die sich über alle Unternehmensebenen zieht. Eine gute Möglichkeit, an zentraler Stelle die Übersicht über alle relevanten Details aller abgeschlossenen Verträge zu behalten, stellen aber vor allem Vertragsverwaltungslösungen auf Grundlage von MS Sharepoint dar. Jede der zahlreich vorhandenen Drittanbieter-Lösungen bietet die grundlegend wichtigen Funktionen für eine effektive und effiziente Vertragsverwaltung in Unternehmen. Lediglich im besonderen Funktionsumfang unterscheiden sich die Plug-Ins der einzelnen Anbieter dann deutlich voneinander. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auch auf der Internetpräsenz der Utilitas GmbH, dem führenden Anbieter für Office 365.
IMG: GaToR-GFX – Fotolia
Kommentare